Octoplus: uma solução inteligente para gestão de atas de reuniões e stakeholders baseada em power platform

Abstract

Este trabalho apresenta a concepção, o desenvolvimento e a análise do Octoplus, um sistema corporativo voltado para a gestão digital de atas de reuniões e stakeholders, implementado com tecnologias da Microsoft Power Platform (Power Apps, Power Automate, Power BI, SharePoint e Azure). A solução automatiza o registro, a organização e a distribuição de atas de reuniões, aproveitando integrações avançadas de automação, segurança e IA generativa por meio dos serviços Azure. Entre os principais diferenciais do sistema estão a geração automática de rascunhos de atas por IA, controles de confidencialidade, transcrição automática de arquivos de áudio e imagem, gestão centralizada de informações de stakeholders, e dashboards analíticos no Power BI que destacam métricas de participação e produtividade. A metodologia está estruturada como um estudo de caso, iniciando pela definição clara do escopo funcional e técnico, seguida pela documentação detalhada dos fluxos de design e implementação. O desenvolvimento utiliza o Power Apps para a interface do usuário, o SharePoint como repositório de dados estruturados, o Power Automate para automação da lógica de negócio e os serviços Azure e Copilot para os recursos baseados em inteligência artificial. Os procedimentos incluem o registro das atas de reunião, autenticação de dados, fluxos de aprovação e notificação, além de testes funcionais rigorosos nos ambientes de desenvolvimento e homologação. Os resultados são mensurados em termos de eficiência de processos, melhorias de segurança e colaboração aprimorada, sendo analisados por meio de indicadores no Power BI e discutidos à luz dos desafios atuais da gestão da informação corporativa. As limitações e oportunidades futuras são abordadas com base nas restrições documentadas do sistema e no feedback dos usuários.