Gestão digital de processos no Sipac : proposição de melhoria para a atividade dos servidores da seção de funções de confiança da PROGEPE/UFPE

Abstract

A praticidade na utilização de um sistema de informação é primordial para o desempenho eficaz e eficiente das atividades em uma organização. Além disso, para garantir um equilíbrio entre o conforto dos usuários e a produtividade, é necessário que as decisões sobre gestão da informação e da tecnologia estejam alinhadas ao bem estar dos profissionais. Nesta perspectiva, esta pesquisa teve por objetivo analisar a atividade processual realizada por servidores da PROGEPE/UFPE na interface do SIPAC, fundamentada na Teoria da Atividade e na usabilidade, a fim de propor um Procedimento Operacional Padrão e melhorias na interface. Os dados foram levantados por meio de uma pesquisa exploratória e descritiva, com abordagem quali-quantitativa, realizada em três etapas: 1) levantamento de literatura; 2) entrevista semiestruturada com a população de cinco servidores da PROGEPE - Seção de Funções de Confiança - para compreender as atividades realizadas na unidade e o papel do SIPAC, com base na Teoria da Atividade; 3) realização de teste de usabilidade. Os dados foram sistematizados e analisados, revelando algumas barreiras à usabilidade relacionadas ao fluxo de processos e ao trato com os documentos digitais no sistema. Os principais desafios identificados foram a ausência de um manual de padronização das atividades no setor, dificuldades no acesso e consulta de documentos no SIPAC, falta de integração com outros sistemas, ausência de padronização dos caminhos na interface e baixa praticidade para incluir documentos em processos no sistema. Como produto final, foi gerado um Procedimento Operacional Padrão para auxiliar o desempenho das atividades no setor e oferecidas sugestões de melhorias para o sistema, relacionadas às dificuldades apresentadas pelos participantes.