Impacto da implantação do Sistema Eletrônico de Informações: um estudo empírico em uma instituição pública estadual

Abstract

Contexto: A gestão de processos de negócio permite monitorar o desempenho das principais atividades de uma organização e é influenciada diretamente pelos sistemas de informação utilizados. Nesse contexto, é cada vez mais comum instituições públicas adotarem soluções tecnológicas que permitam uma gestão mais eficiente e que aprimorem a gestão dos seus processos. Problema: Apesar de ser essencial em iniciativas de transformação digital, existe a dificuldade de avaliar e medir o impacto da implantação de sistemas nos processos organizacionais, principalmente em organizações públicas. Objetivo: Compreender o impacto da implantação de um sistema de informação, denominado Sistema Eletrônico de Informação (SEI), nos processos de negócio de uma instituição pública estadual. Método: Foi realizada uma revisão da literatura para levantar métricas de avaliação de impacto de sistemas de informação em processos de negócio. Em seguida, foi aplicado um survey com colaboradores de uma instituição pública estadual para avaliar a percepção dos usuários quanto aos impactos do SEI nos processos organizacionais. Finalmente, foram realizadas pesquisas documentais a fim de levantar informações sobre o processo de implantação do SEI na instituição. Resultados: A partir dos documentos internos que foram disponibilizados e do survey, que recebeu 111 respostas de empregados da instituição, as métricas catalogadas puderam ser aplicadas e com isso foi possível obter dados sobre a amplitude e a profundidade da implantação do SEI, as melhorias proporcionadas pelo sistema e os níveis de satisfação dos usuários com a nova tecnologia. Conclusões: Com base nos resultados obtidos, foi possível concluir que o SEI é amplamente utilizado, trouxe mais eficiência, melhorando a produtividade dos colaboradores e reduzindo despesas. Além disso, apresentou-se como um sistema de fácil utilização que proporcionou uma melhor comunicação entre os setores da instituição e uma maior segurança nas informações. Em contrapartida, verificou-se a necessidade de manter capacitações periódicas sobre o sistema, a fim de compartilhar as melhores práticas e treinar os colaboradores que forem contratados. Por fim, o SEI também contribuiu para a melhora no desempenho organizacional através da eliminação de tarefas e da redução na incidência de erro nas atividades.