Uma Análise do Fluxo Informacional de uma Distribuidora de Combustíveis

Abstract

No mundo dos negócios, todo passo dado deve ser estudado e analisado, considerando todos os fatores que englobam a tomada de decisão. Este trabalho discorre sobre alguns temas centrais da gestão da informação, tais como: comportamento, recuperação e organização - aspectos concernentes ao fluxo informacional. A recuperação da informação nem sempre é eficiente para atender à necessidade informacional do usuário, visto que a maioria das empresas utiliza sistemas com tecnologia de ponta, mas que não atendem essa necessidade real. O olhar do profissional da informação pode contribuir na identificação dos gargalos existentes, para que a otimização do fluxo informacional reverbere em benefícios organizacionais, vislumbrando melhorias de outros processos em escala macro, usufruindo do alinhamento dos processos informacionais e do potencial que as tecnologias podem oferecer. O estudo apresenta a necessidade de uma visão mais atenta à transformação digital dos documentos físicos, sugerindo a disponibilização de forma organizada e sistemática para que a empresa não sofra danos financeiros devido à falta de organização e deficiência na recuperação de documentos de caráter comprobatório quando necessário. Este trabalho é uma pesquisa exploratória de natureza qualitativa, utilizando o estudo de caso com o objetivo de analisar o fluxo informacional do setor de crédito e cadastro de uma empresa distribuidora de combustíveis. O trabalho expõe alguns entraves que fazem com que a empresa esteja comprometendo o tempo de trabalho dos colaboradores por não conseguir recuperar informações de forma ágil, atraso na tomada de decisões e prejuízos financeiros, devido uma organização documental ineficiente. É proposto por meio da análise do fluxo informacional, tornar disponível toda a documentação física em meio digital, sendo o controle realizado em um diretório armazenado em um servidor independente, cuja implantação é de fácil execução, desempenhada pela equipe de tecnologia da informação local. A recuperação da informação neste caso se torna efetiva em relação ao tempo que anteriormente era dedicado à procura física dos documentos, possibilitando um ganho na produção operacional do colaborador, que pode dedicar tempo a outras atividades, além de atender aos prazos quando são solicitadas consultas a documentos, inibindo prejuízos financeiros por ausência de documentação. E não limitando o acesso apenas físico documentação na empresa, mas criando possibilidade para o colaborador exercer suas tarefas e atividades mesmo trabalhando Home office.