Manual de procedimentos para secretarias de coordenação de cursos de graduação : sistematização da prática na Universidade Federal Rural de Pernambuco

Abstract

Devido à sua estrutura ampla, com posições e funções específicas, uma Instituição de Ensino Superior precisa de ferramentas que permitam que seus funcionários realizem suas atividades de maneira rápida, correta e direta. Essas atividades devem ser distribuídas e organizadas de modo a produzir bons resultados e promover a eficiência e a eficácia dos serviços prestados à sociedade. A secretaria do curso é um setor que lida diretamente com alunos, professores e com outras pessoas, relacionadas ou não ao meio acadêmico. Portanto, aqueles que desempenham suas funções na secretaria do curso devem estar aptos tanto a lidar com o público quanto a resolver as demandas administrativas do setor. A falta de procedimentos padronizados das secretarias do curso, cada um fazendo as coisas "à sua maneira", causa tanto desentendimentos quanto problemas para outros setores, como também demora na finalização de processos burocráticos. Por isso, optamos por elaborar um manual para padronizar as respectivas atividades, como os procedimentos e etapas dos processos mais frequentes do setor, com base na prática diária da Secretaria de Coordenação do curso de graduação em Ciência da Computação do campus principal da Universidade Federal Rural de Pernambuco. Ter esse manual também garante que, na ausência ou remoção do servidor responsável, o substituto saiba como proceder de maneira otimizada, o que evita erros que podem prejudicar o andamento das tarefas e processos ligados à coordenação do curso. Nossa revisão preliminar da literatura revelou a existência de muitos manuais direcionados às atividades de coordenação do curso e às secretarias acadêmicas gerais de graduação. Entretanto, não foram encontrados manuais para orientar o trabalho das secretarias dos cursos de graduação, no modelo aqui apresentado, em nenhuma pesquisa. O manual, na versão preliminar apresentada aqui, visa aumentar a eficiência dos serviços prestados à comunidade acadêmica e traz a expectativa, por meio do compartilhamento e discussão com outras secretarias do curso, de consolidar um instrumento único que padronize procedimentos de rotina e possa, especialmente, ajudar quem é novo no trabalho. Imersos em um amplo contexto de mudanças, as instituições de ensino superior precisam revisar seus modelos e métodos administrativos, a fim de se tornarem a força motriz por trás dos avanços técnicos, científicos e sociais. Nesse contexto, o desenvolvimento de um instrumento que padronize procedimentos nas secretarias de coordenação dos cursos de graduação é fundamental para garantir o sucesso dos cursos, uma divisão racional do trabalho e a definição das tarefas de competência daqueles que atuam no setor.