Gestão de processos no setor de digitalização da Procuradoria da Fazenda Nacional da 5ª Região

Abstract

As organizações são entidades repletas de atividades e rotinas que se tornam uma das peças do motor organizacional. Organizações públicas e privadas tem seus processos definidos para ter a maior eficiência possível na execução das atividades, tudo isso para operar da melhor forma. Nas organizações privadas, a observação e melhoria de processos se dá para diminuir custos, alocar forças e recursos em pontos necessários e outros fins com o intuito de inovar e entregar os melhores resultados para as partes interessadas. Nas organizações pública a observação e melhoria de processos é feita para dar mais celeridade aos processos, diminuir custos e apresentar os melhores serviços para a sociedade. Diferentemente das empresas privadas, as organizações públicas têm outros tipos de pressões a qual devem responder da melhor forma possível, por isso a importância de se analisar os processos realizados por ela. Para o entendimento dessa atividade, é de suma importância que se entenda os elementos da gestão de processos, além da sua infinita gama de aplicações. O entendimento das metodologias, notações e ferramentas utilizadas norteiam a equipe que executará tal a atividade de mapeamento de processo, temática que se torna importante a partir do momento que os órgãos públicos começam a ser repensados no tocante a inserção de tecnologia. De acordo com esse cenário, esse trabalho se propõe a mapear os processos do setor de digitalização da Procuradoria Regional da Fazenda Nacional da 5º Região, de forma a analisar a contribuição do setor para o órgão. Dessa forma, a metodologia utilizada foi a partir da observação das atividades realizadas pelos colaboradores do setor, utilizando-se de ferramentas para realizar a modelagem com notação BPMN. Pode-se perceber que a inserção de ferramentas tecnológicas é possível diminuir custos com papéis que hoje são utilizados para transmissão de informações, além de retirar recursos pessoais para atividades que podem acontecer pelo uso de softwares. A partir dos resultados, percebe-se que por meio da melhoria do processo proposta, é possível ter ganhos reais no setor e no órgão como um todo.