O processo de compras na Universidade Federal Rural de Pernambuco : o desafio na fase do planejamento de compras

Abstract

O objeto deste estudo é a etapa do planejamento do processo de compras da Universidade Federal Rural de Pernambuco (UFRPE). O planejamento de compras se refere à identificação das necessidades de bens e serviços que necessitam ser adquiridos dentro do período vigente e a elaboração de um plano para supri-las, de acordo com as diretrizes de gestão da UFRPE e as limitações orçamentárias. Assim, esta pesquisa analisa o processo de compras da UFRPE para compreender os motivos de a universidade não planejar as suas compras e, como consequência, gerar compras fracionadas, sem um cronograma de execução factível. Mais especificamente investiga as causas dos gargalos que ocorrem durante a fase de planejamento das compras, prioriza as causas principais em relação à gravidade, tendência e urgência relativas ao impacto que as mesmas exercem sobre o problema e propõe ações para sanar as causas do problema. Devido a sua natureza participativa e prática, o método da pesquisa-ação mostrou-se adequado para o desenvolvimento do estudo que requereu participação dos servidores técnicos administrativos e professores envolvidos diretamente com o processo de compras. As principais causas identificadas foram: a) falta de controle do processo de compras; b) solicitante não descreve os pedidos de forma adequada; c) não há um cronograma das compras definido e divulgado entre os solicitantes; d) falta de atualização, divulgação e acesso nos procedimentos de compras; e) solicitante não planeja adequadamente o volume de compras para o período, considerando o estoque, e não centraliza os pedidos nos seus devidos setores ou departamentos. As ações de melhoria destacaram: a) diagnóstico e prognóstico do processo de compras; b) criação de um catálogo dinâmico por departamento, com envolvimento dos solicitantes; c) elaboração e divulgação de cronograma de compras; d) sistematização de atualização e divulgação dos procedimentos dos procedimentos de compras e realização de treinamentos; e) estabelecer o planejamento de compras da Universidade por Unidade/Diretorias.